自动转账分录用于处理每月有规律的重复发生的业务。 凡借贷
方科目、 摘要和金额计算方法固定的记账凭证， 系统可根据用户在
初始设置中定义的自动转账分录自动生成机制转账凭证， 而无须人
工输入记账凭证。 在定义自动转账分录时， 财务软件规定使用时间
是： 日常使用或结账使用， 以确定该自动转账分录何时用来编制机
制凭证。 设置为日常使用的自动转账分录， 应在凭证输入与修改功
能下完成机制凭证的编制。 设置自动转账分录的基本步骤是：
（１） 定义分录号。 分录号是自动转账的唯一标识， 不同的自动
转账分录应有不同的分录号。 分录号可用数字或字母表示。 自动转
账分录号是在编制转账公式时设置的分录代码。 在输入记账凭证
时， 通过分录代码调用自动转账凭证。
（２） 定义凭证类型。 若用户已经进行了凭证类型设置， 在此时
可指定该自动分录编制的凭证属于何种已定义的凭证类型。 自动转
账分录的凭证类型可单独设置， 例如， 机制 １、 机制 ２ 等， 也可以
与其他类型混合编号。
（３） 设定使用时间。 使用时间用来标识该自动分录何时可以用
来编制记账凭证。 自动转账分录可以在输入凭证或结账时用来编制
记账凭证。 在记账凭证输入时编制机制凭证的自动转账分录应标识
为 “日常使用”， “日常使用” 的机制凭证需审核后才能记账； 用
于结账时的自动转账分录应标识为 “结账使用”， 其金额产生方法
与本月发生的经济业务直接相关。 因此， 必须按账户结转的顺序编
号， 注意各分录之间的关系和结账顺序， “结账使用” 类自动分录
多用于账户结转类转账凭证的定义， 结账时软件将自动根据这些分
录编制机制凭证并登记账簿。
（４） 设置自动转账科目代码。 自动转账分录中会计科目的输入
分两步进行， 首先应输入会计科目的记账方向； 其次输入应借或应
贷会计科目的代码。 会计科目代码可使用系统提供的会计科目选择
功能进行输入， 也可以直接按会计科目表的编号输入或按会计科目
的汉字名称进行输入。 输入科目代码后， 系统会自动显示所输入会
计科目的汉字名称。
（５） 定义金额来源表达式。 金额来源表达式是用于定义自动转
账分录中金额来源的计算公式。 其中， 自动转账分录中的金额来源
主要从 “会计科目表” 中取得， 可选定科目的余额、 发生额或累计
发生额， 当然还可以来源于常数。 即： 用户可以自行定义某些常数
作为金额来源或计算表达式的一部分。 税率、 折旧率、 分配系数都
用此方法定义。 自动转账分录中的金额数据还可以来源于部门表、
项目表等， 会计人员可以根据所使用软件操作提示与说明进行金额
来源定义。
自动转账分录中金额来源的计算公式由 “运算因子” 与算数运
算符组成， 通过运算符连接起来的运算因子是金额来源表达式。 其
形式是： ＴＹＰＥ （ Ｃ ／Ｓ， 科 目 代 码）。 其 中， 科 目 代 码 取 数 函 数
“ ＴＹＰＥ” 的取数含义如下： ＣＪ： 期初借方余额、 ＣＤ： 期初贷方余
额、 ＪＦ： 借方合计发生额、 ＤＦ： 贷方合计发生额、 ＪＬ： 借方累计发
生额、 ＤＬ： 贷方累计发生额、 ＭＵ： 期末借方余额、 ＭＤ： 期末贷方
余额； 取数内容代码 “ Ｃ ／Ｓ” 的含义是： 本位币及数量单位。 而借
贷平衡函数 “ ＧＣ （ ）” 的含义是： 借方和贷方的差额挤入该行，
使借贷平衡。
金额来源表达式的定义方法分为两种： 一种是直接在系统提示
的 “金额来源” 栏目中定义运算因子和运算符， 完成金额来源表达
式的定义。 这种方法适用于对运算因子和计算公式很熟悉的用户。
另一种方法是利用软件提供的记账金额来源表达式的引导功能来完
成表达式的定义。 在利用软件提供的金额来源表达式的引导功能来
完成表达式的定义时， 首先应定义金额的数据来源， 例如， 从科目
表中取数、 从部门表中取数、 取常数等。 若从科目表中取数还需选
择会计科目和该科目余额、 发生额或累计发生额； 若金额的数据来
源由多项运算因子构成， 要定义运算因子之间的算术运算符， 然后
继续利用引导功能定义下一个运算因子， 直至金额来源表达式全部
定义完毕。 金额来源表达式可以由多种不同的运算因子组成。 下面
是举例在输入记账凭证时可以调用自动转账分录 （如表 ８ － ６ 所
示）， 从而使当期损益的结转实现自动转账。
表 ８ － ６ 金额来源表达式的定义方法举例
自动转账公式 － １
分录号 １ 凭证类型： 机制凭证 日常使用
摘 要 借 ／贷 会计科目 借方金额 贷方金额
结转各项收入 借 ５０１ 主营业务收入 ＤＦ （Ｃ， ５０１）
借 ５１１ 发包及上交收入 ＤＦ （Ｃ， ５１１）
借 ５２１ 农业税附加返还收入 ＤＦ （Ｃ， ５２１）
借 ５２２ 补助收入 ＤＦ （Ｃ， ５２２）
借 ５３１ 其他收入 ＤＦ （Ｃ， ５３１）
借 ５６１ 投资收益 ＤＦ （Ｃ， ５６１）
贷 ３２１ 本年收益 ＧＣ （ ）
主管： × × 审核： × × 录入： × ×
自动转账公式 － ２
分录号 ２ 凭证类型： 机制凭证 日常使用
摘 要 借 ／贷 会计科目 借方金额 贷方金额
结转各项成本费用 借 ３２１ 本年收益 ＧＣ （ ）
贷 ５０２ 经营支出 ＪＦ （Ｃ， ５０２）
贷 ５４１ 管理费用 ＪＦ （Ｃ， ５４１）
贷 ５５１ 其他支出 ＪＦ （Ｃ， ５５１）
主管： × × 审核： × × 录入： × ×
这里必须注意， 若定义为 “结账使用”， 则自动转账分录不能
在此例中编制机制凭证， 而应该是在结账时由系统自动编制。