财务软件允许输入一借一贷, 一借多贷、 多借一贷、 甚至多借
多贷的记账凭证。 但用户在使用时仍要按照 《会计基础工作规范》
的要求, 一张记账凭证记录一笔完整的经济业务事项, 不应将不同
性质的经济业务事项记录在同一张记账凭证上面。
对于设有辅助核算的会计科目输入时, 系统将在相应位置开设
窗口, 提示输入相应内容。 例如, 设有数量核算的, 系统将要求输
入数量和单价; 需要进行外币核算的, 将要求输入外币金额和汇
率; 设为银行类别的, 将要求输入结算种类和结算单据号。 这些内
容应按要求输入。
记账凭证输入完毕, 财务软件会自动将进入系统时注册的操作
人员姓名填入有关签章位置, 该项内容不能输入。
财务软件除了设有自动转账分录功能外, 还设有定义凭证格式
功能。 设置定义凭证格式功能是为处理那些有规律性的会计业务。
在一个会计期间内 (通常为一个月), 经常会出现会计业务性质相
同只是日期和金额不同的经济业务事项。 而为了减少记账凭证输入
的工作量, 可以事先在这类凭证中设置摘要和借贷方会计科目等会
计要素, 并将其以文件形式保存在系统中。 这种特殊的凭证称作自
动定义格式凭证。 当需要输入这类业务的记账凭证时, 可以按系统
提示调出相应的格式, 输入该笔业务的日期和金额, 即可完成一张
记账凭证的录入工作。 定义凭证格式与自动转账分录的功能相似但
使用场合不同。
未经审核的记账凭证, 可由制单人直接进行修改; 已经审核但
尚未登记入账的记账凭证, 必须先由审核人员取消审核, 然后由制
单人进行修改; 对已经登记入账的记账凭证, 不能进行修改, 应当
采用错账更正方法。
记账凭证的数量往往非常大, 所以财务软件提供多种查询方法
以满足用户的不同查询要求, 用户只需给出一定的查询条件, 便可
以查找出满足需要的记账凭证。