使用财务软件后每个月末都要进行结账。 利用财务软件进行结
账不仅要结转各个账户的本期发生额和期末余额, 还要检查记账凭
证是否全部登记入账并审核签章、 是否进行试算平衡、 是否进行辅
助账处理等。 结账工作需注意的事项有:
每月结账后将不能再次输入和修改该月的记账凭证, 因而结账
工作应由专人负责管理, 以防止其他人员的误操作。
结账前应检查该月的结账条件是否具备, 即所有记账凭证是否
均已登账、 结账日期是否正确、 其他相关模块的数据是否传递完
毕。 若结账条件不满足, 应立即退出结账功能, 检查本月输入的记
账凭证是否全部登记入账, 只有在本期输入的记账凭证全部登记入
账后才允许进行结账操作。
结账必须逐月进行, 上月末结账的本月拒绝结账。 结账成功之
后不能再输入该月的记账凭证和登记该月的账簿; 若结账不成功,
则恢复账前的状态, 同时给出提示信息, 要求操作人员做出相应的
调整。
年底结账, 则系统自动产生下年度的空白数据文件 (即数据结
构文件。 包括记账凭证临时文件、 记账凭证库文件、 科目余额发生
额文件), 并结转年度余额。 同时自动对 “固定资产” 会计文件做
跨年连续使用的处理。
跨年度时因年终会计工作的需要, 财务软件允许在上年度未结
账的情况下输入本年度一月份的记账凭证; 操作人员还可以根据具
体要求设置: 在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证。