我们知道，一般计算机对颜色的显示是不精确的，平面设计需要性能优良的显示器，可以比一般的显示器准确一些。但无论采用多么优秀的显示器，由于材料、部件的不同，颜色在各种显示器上显示总是不可能完全一致。
在彩色出版物的创作和排版过程中，除了使用显示器外，还需使用更多的设备。在完整的出版过程中，我们还要使用扫描图片的扫描仪，用来将彩色的照片扫描到计算机中；使用彩色打印设备为出版物打印或打样；使用彩色印刷机来最后印刷。这些过程中，每种设备对于颜色的表达方式和范围是不同的，颜色是与设备相关的，在初始图片上的颜色，经过了很多种的设备之后，很有可能会发生颜色的扭曲和波动。更为严重的是，若用户根据在计算机显示器上的效果对颜色进行校正的话，情况可能会更糟。由于各种不同的设备、材料(如纸张和油墨)和工艺流程会表现出各不相同的特性，因此同一种颜色在一种设备上呈现出的颜色与在另一种设备上呈现的颜色不尽相同。即使同一种设备，由于型号不同或调整状态不同所呈现的颜色也不尽相同。要使同一种颜色在不同设备呈现的颜色相同，即高保真地显现在不同的设备上，这就要求建立颜色特征描述文件即Profile。它的主要功能是在色彩管理技术中把设备的色彩空间对应到CIE色彩空间，目前采用了色度空间CIE1931XYZ或CIE1976L*a*b*空间。任何设备上的颜色都可以转换到此空间上，此颜色空间被称之为与设备无关的色彩空间。常见的设备颜色特征描述文件有：扫描仪特征文件(Scanner Profile)、显示器特征文件(Monitor Profile)和打印机特征文件(Printer Profile)。使用色彩管理系统进行色彩管理，可以调整设备间的颜色关系以确保在出版过程中的颜色一致。彩色管理系统能使用设备的Profile ，在颜色从扫描仪到计算机显示器，再到复合打印机或印刷机的过程中，使用自动调整颜色和自动进行颜色空间的转换的方法，消除各个环节造成的颜色变化。