建设工程文件档案资料管理涉及建设单位、监理单位、施工单位以及地方
城建档案管理部门。建设工程文件档案管理职责划分有通用职责以及建设单位
职责、监理职责、施工单位职责、地方档案管理部门职责。对于一个建设工程
而言，归档有以下方面的含义。
（1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形
成的文件向本单位档案管理机构移交。
（2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文
件向建设单位档案管理机构移交。
（3）建设单位按照现行 GB/T50328—2001 《建设工程文件归档整理规范》
要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
（4）北京地区的建设工程项目要按照现行 DBJ01—51—2003 《建筑工程资料
管理规程》要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
其通用、建设、监理、施工、城建档案馆各个单位的建设工程文件档案资
料管理职责内容如下：
（1）通用职责。
1）工程资料的形成应符合国家相关的法规、法律的规定。工程各参建单位
填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质
量验收统一标准为依据。
2）工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各 （建设、监理、施工）单
位主管技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织管理工作并负责审核。
各 （建设、监理、施工）相关单位档案专职管理员负责工程档案资料的收集、
整理工作，并按规定取得相应的岗位资格。
3）工程档案资料应随工程进度及时同步收集、整理，并应按专业归类，认
真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应使用统一表
格，特殊要求需要增加的表格应统一归类。
4）工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全。对工程档
案资料进行涂改、伪造、随意抽取或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，
情节严重的，应依法追究法律责任。
（2）建设单位职责。
1）负责工程建设项目的基建文件，并设专人对基建文件进行收集、整理和
归档。
2）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应
对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
3）收集和整理工程准备、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
4）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形
成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积
累和立卷归档工作。
5）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
6）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案部门对工程档案进行预验
收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
7）对列入当地城建档案部门接收范围的工程，工程竣工三个月内，向当地
城建档案部门移交一套符合规定的工程文件。
8）必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有
关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。
9）可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作，负责组织竣工图
的绘制工作，也可委托承包单位、监理、设计单位完成，收费标准按照所在地
相关文件执行。
10）对需要建设单位签认的工程资料应签署意见。
（3）监理单位职责。
1）设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资
料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段
工作结束后及时整理归档。
2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、
测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工
阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
3）可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程
文件的形成、积累和立卷归档工作。
4）编制的监理文件的套数、提交的内容、提交时间，应按照现行 GB/T
50328—2001 《建设工程归档整理规范》和各地城建归档管理部门的要求，编制
移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。
监理单位档案管理部门需要的监理资料。按照 GB50319—2000 《建设工程监理
规范》的要求，及时由项目监理部提供。
5）北京地区的建设工程项目要按照现行 DBJ01—51—2003 《建筑工程资料
管理规程》要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
6）列入城建档案馆接收范围的监理资料，监理单位应在工程竣工验收后两
个月内移交建设单位。
（4）施工单位职责。
1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配
备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作，工程项目的施工文件应设专门（专人）负责收集和整理。
2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的
工程档案，各分包应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单
位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承
包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的
完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。
3）可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、
编制工作。
4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣
工验收。
5）负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应
有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方档
案管理部门有关要求确定。如果建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的
可另行约定。
6）北京地区的建设工程项目要按照现行 DBJ01—51—2003 《建筑工程资料
管理规程》要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
（5）城建档案馆职责。
1）负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。
2）负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建法规的实施。
应负责对城建档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导，对国家和
北京市重点、大型工程项目的工程档案的编制、整理、归档工作，应派专人进
行指导。
3）列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有部门参加
并负责对移交的工程档案进行验收，并出具 《建设工程竣工档案预验收意见》。
（6）勘察、设计单位职责。
1）应按合同和规范提供勘察、设计文件。
2）对需勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见。
3）工程验收时，应出具工程质量检查报告。