（1）监理文件和档案收、发与登记。所有收文应在收文登记表上进行登记
（按监理信息分类别进行登记）。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放
单位 （部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最
后由项目监理部负责收文人员签字。
监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部分内容是否可追溯。
如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明
的原件保存处等。
如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时 （如监理工程师通
知单和监理工程师回复单），在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关
信息的编号和存放处。
资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字
认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。
文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案
归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以适应长时间保存的要求。
有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等
摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行
处理，重要文件内容应在监理日记中记录。
部分收文如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其建筑设备监理问答他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。
（2）监理文件档案资料传阅与登记。由建设工程项目监理部总监理工程
师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传
阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸 （图）上，随同文件和纪录进行
传阅。也可按文件传阅纸样式刻制方形图章，盖在文件空白处，代替文件
传阅纸。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和
记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还
信息管理人员归档。
（3）监理文件档案资料发文与登记。发文由总监理工程师或其授权的监理工
程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处
理的文件，应在文件首页标注 “急件”字样。
所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表
上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、摘要信息、接
受文件的单位 （部门）名称、发文日期 （强调时效性的文件应注明发文的具体
时间）。收件人收到文件后应签名。
发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指
示，确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应
签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容
应在监理日记中予以记录。
项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的柜 （夹）中，并
在目录清单中予以记录。
（4）监理文件档案资料分类存放。监理文件档案经收、发文、登记和传阅
工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程
查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部
应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。
在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。
信息管理人员则应根据项目规模规划各专用资料柜和资料夹内容，但不一
定机械地按顺序将每个文件夹与各类文件一一对应。文件和档案资料应保持清
晰，不得随意凃改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不损坏。例如，
合同类文件 （A类）和勘察设计文件 （B类）数量比较少可合并存放在一个文件
夹内；工程质量控制申报审批文件 （H 类）中建筑材料、构配件、设备报审文
件的数量较多，可单独存放在一个文件夹内，某些大的工程项目中，甚至可以
按材料、设备分类存放在多个文件夹内。文件内容比较多 （如监理规划、施工
组织设计），不宜存放在文件夹内，可在文件夹所附目录上注明文件编号和存放
建筑给水排水及采暖工程资料管理项目建设过程中，文件和档案资料的具体分类原则应根据工程特点制定，
监理单位的技术管理部门可以明确本单位的文件档案资料管理框架原则，以便
统一管理并体现出企业的管理水平。
（5）监理文件档案资料归档。监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监
理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行 《建设工程监理规范》、 《建设工
程文件整理归档规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政管理主管部门、
建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。
对一些需要连续产生的监理信息，如对其有统计要求的，在归档过程中应
对该类监理信息建立相应的统计汇总表格，以便进行核查和统计，及时发现错
漏之处，保证该类监理信息的完整性。
监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主，复印件为辅和
按照一定顺序的原则。如在监理时间中出现作废和遗失等情况，应明确地记录
作废和遗失的原因、处理的过程。
如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录经相关责
任人签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应
将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为 “只读”，并将保存的目
录记录在书面文件上，以便进行查找。在项目文件档案资料归档前不得将计算
机中保存的有效文件和记录删除。
按照现行 GB/T50328—2001 《建设工程文件整理归档规范》，监理文件有
十大类27个，要求在不同的单位归档保存。
（6）监理文件档案资料借阅、更改与作废。项目监理部存放的文件和档案原
则上不得外借，政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程
师或授权的监理工程师同意，并由信息管理人员办理借阅手续。监理人员在项
目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写借阅单，并应明确归还日期。信
息管理人员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附目录上作好标记，避免其
他监理人员查阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱。
监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，
由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改时，新责任人必须获得所依
据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理人员填写监理文件档案更改
通知书，并负责发放新版本文件，发放过程中必须保证所有参建单位都得到相
应文件的有效版本。