建设工程文件档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的
文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也称为工程档案。建设工程文件和
工程档案组成建设工程文件档案资料。
（1）建设工程文件档案资料的载体。
1）纸质载体：以纸张为基础的载体形式。
2）缩微品载体：以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行保存的载体
形式。
3）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的
形式。
4）磁性载体：以磁性记录材料 （磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电
子文件、声音、图像进行存储的方式。
（2）建设工程文件档案资料的特征。
1）分散性和复杂性。建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，
建筑技术发展迅速，影响建筑工程因素多种多样，建设工程阶段性强并且相互
穿插。由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特征决定
了建设工程文件和档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂性。
2）继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理
水平的不断提高和发展，文件和档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以往的错误。同时，建设工程资料和档
案资料有很强的时效性，文件和资料的价值会随着时间的推移而削减，有时文
件和档案资料一旦生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。
3）全面性和真实性。建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各种信
息，才更有使用价值，必须形成一个完整的系统。有时只言片语地引用，往往
会起到误导作用。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括
发生的事故和存在的隐患。真实性是对所有文件和档案资料的共同要求，但在
建设领域对这方面要求应该显得更为迫切。
4）随机性。建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程中，工程开
工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种文件档案资料。部分建设
工程文件档案资料的产生有它的规律性 （如各类报批文件），还有相当一部分文
件档案资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随
机性的。
5）多专业。建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖
不同的载体而流动。涉及建筑、市政、共用、消防、保安等多种专业，也涉及
电子、力学、声学、美学等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、
组织协调等多方面内容。
